MENGUASAI ILMU MANAJEMEN PROYEK SEBAGAI BEKAL SUKSES DI DUNIA KERJA

Fenomena Dunia Kerja

Khusus bagi mereka yang meniti karir di bidang informatika atau teknologi informasi, ada sebuah fenomena menarik yang terjadi di dunia kerja. Terlepas dari apakah yang bersangkutan berkarir sebagai profesional, karyawan, wiraswastawan, atau apa pun juga, sangat kental terlihat bahwa ragam proses yang terkait dengan perencanaan, pengembangan, dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Berbeda dengan sebuah pekerjaan rutin, aktivitas berorientasi proyek ini sangat jelas tanggal mulai dan akhirnya, sasaran atau target yang ingin dicapai, output atau keluaran yang diinginkan (baca: deliverables), pihak‐pihak yang terlibat dan bertanggung jawab, maupun besaran alokasi keuangan dan sumber daya lainnya. Hal ini berarti adalah bahwa seorang individu yang ingin sukses menata karir di bidang teknologi informasi, harus memiliki kompetensi khusus di bidang Manajemen Proyek Teknologi Informasi.

Jenis‐Jenis Proyek Teknologi Informasi

Secara tipe dan karakteristik pekerjaannya, terdapat ribuan jenis proyek teknologi informasi, mulai dari yang sangat sederhana seperti mendeGinisikan kebutuhan pengguna (baca: user requirements deGinition) hingga yang cukup kompleks seperti membangun piranti lunak aplikasi “enterprise resource planning”. Untuk menyederhanakannya, dapat dikategorikan menjadi beberapa tipe utama sebagai berikut :

Pertama adalah jenis proyek yang memiliki “deliverable” akhir berupa hasil kajian atau pemikiran yang direpresentasikan dalam bentuk dokumen. Dokumen yang dimaksud dapat berupa sebuah panduan, rancangan, hasil kajian, survei, dan lain sebagianya. Sebutlah proyek yang berada dalam domain ini seperti: penyusunan IT Master Plan, audit teknologi informasi, studi kelayakan pengembangan sistem, desain arsitektur infrastruktur jaringan, kajian efektivitas pemanfaatan sistem, analisa manajemen resiko, dan lain sebagainya.

Kedua adalah jenis proyek yang memiliki keluaran akhir atau produk berupa sebuah sistem yang siap pakai, dimana di dalamnya biasanya terdiri dari komponen utama piranti lunak (baca: software) dan/atau entitas pendukung piranti keras (baca: hardware). Contoh proyek yang berada dalam domain teritori ini adalah: pembuatan software aplikasi, pengembangan database terintegrasi, pengembangan atau “upgrading” versi piranti lunak, pengintegrasian sejumlah aplikasi yang berbeda, pembuatan sistem antarmuka (baca: interface), penerapan piranti lunak paket yang siap pakai, dan beraneka macam inisiatif lainnya. Ketiga adalah proyek yang bersifat jasa, dalam arti kata memiliki ruang lingkup berupa pengerjaan serangkaian aktivitas‐aktivitas tata kelola teknologi informasi. Yang dimaksud dengan pekerjaan ini misalnya adalah:
penyelenggaraan “help desk”, pelaksanaan pelatihan‐pelatihan atau “training”, pemutakhiran data, pengelolaan “call center”, pemantauan efektivitas aplikasi, dan lain sebagainya.

Kompetensi Manajer Proyek

Statistik dunia memperlihatkan bahwa lebih dari 70% proyek teknologi informasi dinilai “gagal” memenuhi sasaran ruang lingkup dalam bentangan target waktu dan biaya yang direncanakan atau diharapkan. Oleh karena itu, jika ingin sukses menjadi seorang manajer proyek, paling tidak ada 9 (sembilan) ilmu yang harus dikuasai individu terkait, yaitu:

1. Manajemen Ruang Lingkup ‐ terkait dengan aktivitas mendeGinisikan keluaran atau hasil yang diinginkan dari penyelenggaraan sebuah proyek. Walau sekilas terlihat mudah, justru disinilah kerap terjadi kesalahpahaman atau kesalahtafsiran para pemangku kepentingan (baca: stakeholders) terhadap target atau sasaran dari pelaksanaan sebuah proyek. Aspek ini sangatlah  Krusial untuk diperhatikan mengingat “scope” dan “output” atau “outcome” yang dideGinisikan kelak akan menentukan telah selesai atau belumnya pengerjaan sebuah proyek. Disamping itu, dalam tahap ini seorang manajer proyek akan menentukan pula proses‐proses apa saja yang harus dilakukan agar target atau sasaran proyek dapat tercapai.
2. Manajemen Waktu ‐ terkait dengan aktivitas menentukan perkiraan durasi waktu yang harus dialokasikan untuk pengerjaan masing‐masing proses. Seorang manajer proyek yang baik akan mampu menentukan pula urut‐urutan pekerjaan yang harus dilakukan agar tercapai tingkat optimalisasi yang tinggi. Dalam pelaksanaan proyek, tata kelola waktu harus benar‐benar diperhatikan agar tidak terjadi keterlambatan yang merugikan banyak pihak.
3. Manajemen Biaya ‐ terkait dengan aktivitas mengalokasikan dan mengelola beraneka ragam jenis pengeluaran yang terjadi pada proyek, dimana secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu: (i) berbagai jenis pengeluaran untuk membeli barang atau entitas Gisik; dan (ii) beragam jenis pengeluaran untuk membayar sumber daya manusia (baca:worker)
4. Manajemen Kualitas ‐ terkait dengan aktivitas menjaga dan memonitor agar segala hal yang terkait dengan pengerjaan proyek dan segala hasilnya  benar‐benar memenuhi standar mutu yang diinginkan.
5. Manajemen Sumber Daya Manusia ‐ terkait dengan aktivitas mengadakan, mengatur, dan mengawasi kinerja sejumlah individu yang tergabung dalam tim proyek. Disamping itu, perlu dipetakan dan dikelola alokasi masing‐masing individu terhadap beraneka ragam proses yang harus dilaksanakan dalam sebuah proyek.
6. Manajemen Pengadaan ‐ terkait langsung dengan prosedur, mekanisme, dan standar pengadaan beraneka jenis sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek. Jarang sekali ditemui proyek yang tidak membutuhkan sumber daya lain selain SDM.
7. Manajemen Komunikasi ‐ terkait dengan pilihan strategi dan pendekatan yang disepakati untuk diambil dalam proses menjalin koordinasi, kolaborasi, dan komunikasi antar anggota proyek.
8. Manajemen Resiko ‐ terkait dengan kemampuan menganalisa dan menentukan proGil resiko terhadap masing‐masing variabel proyek yang ada, sehingga hal‐hal yang tidak diinginkan untuk terjadi dapat dicegah sedini mungkin. Termasuk dalam domain ini adalah mempersiapkan organisasi terkait dalam menghadapi sejumlah “event” untuk tidak ikut hadir.
9. Manajemen Integrasi ‐ terkait dengan kemampuan melakukan penyeimbangan dan/atau penyelarasan terhadap ke‐8 komponen utama manajemen proyek. Salah satu cara untuk dapat menjadi manajer proyek yang handal adalah dengan mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri sendiri terlebih daulu melalui kursus Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Panduan referensi standar internasional yang kerap dipergunakan adalah PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Jika individu yang bersangkutan telah menguasai, disarankan untuk segera mengikuti ujian sertiGikasinya, dimana bagi mereka yang berhasil akan secara langsung memperoleh tambahan gelar PMP (Project Management Professional) di belakang namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.

sumber : http://www.eko-indrajit.info

Perangkat Lunak Bisnis ERP Software

ERP Software = Enterprise Resources Planning Software

Software yang mengintegrasikan setiap departement (Resource) pada Sebuah perusahaan (dari accounting, sales distribution, marketing, warehouse, hingga manufaktur), sehingga bisa dikatakan setiap departement mendapat share informasi, yang tentunya sesuai dengan authority user.

Vendor-Vendor ERP Software :

• J.D. Edwards (dibeli PeopleSoft)

• Baan (SSA Global)

• SAP

• Oracle

• ERP in a Box (Sing)

• Peoplesoft

• SYMIX

• Microsoft Axapta, dll

sumber : http://sicyca.stikom.edu

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu: manusia,masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia, yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen,pelatihan, kompensasi,pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Manajemen proyek sistem informasi dalam melakukan pekerjaannya menggunakan sekumpulan organisasi yang merupakan sistem yang terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang
2. tujuan
3. posisi
4. pekerjaan
5. teknologi
6. struktur

Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi, yaitu :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi

Suatu manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu :
1. manajemen tingkat bawah
2. manajemen tingkat menengah
3. manajemen tingkat atas

 

sumber : http://feby.blog.perbanas.ac.id/2009/06/24/manajemen-proyek-sistem-informasi/

Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Contoh-contoh proyek sistem informasi dan teknologi informasi klasik yang kerap dijumpai adalah sebagainformasi klasik yang kerap dijumpai adalah sebagai berikut :

• Proyek analisa kebutuhan sistem informasi manajemen perusahaan.
• Proyek perancangan sistem data bagian akuntansi dan keuangan.
• Proyek pengembangan perangkat lunak sumber daya manusia.
• Proyek implementasi aplikasi siap pakai semacam Oracle, SAP,SAP, atau Microsoft OfficMicrosoft Office.
• Proyek penerapan Of ice Automation System di perusahaan.
• Proyek konstruksi jaringan komputer kantor pusat dan kantor -kantor cabang.
• Proyek perancangan sistem pemesanan produk berbasis internet (eCommerce).
• Proyek pengembangan cetak biru (master plan) infratruktur teknologi informasi perusahaan.
• Proyek audit sistem dan teknologi informasi korporat.
• Proyek pembuatan website  atau homepage perusahaan.
• Proyek pengintegrasian dua buah sistem informasi yang berbeda.
• Proyek migrasi sistem informasi dari teknologi lama ke yang baru.

Beberapa karakteristik unik yang membedakan proyek -proyek sistem informasi dan teknologi informasi dengan berbagai proyek pada domain industri lain adalah sebagai berikut:

• Memiliki obyektif untuk menghasilkan produk-produk yang kerap bersifat intangible (kasat mata), semacam perangkat lunak  (software), algoritma, berkas (file), dan lain-lain.
• Melibatkan berbagai teknologi yang sangat cepat usang karena perkembangannya yang sedemikian cepat, semacam komputer, modem,  software, CAD/CAM, dan  lain-lain.
• Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan spektrum kompetensi dan keahlian yang sangat bervariasi (mulai dari yang umum sampai yang sangat khusus), seperti:  data entry, system administrator, programmer, system analyst, database specialists, network expert content manager, dan lain-lain.
• Memakai berbagai fasilitas dan perlengkapan dan/atau bahan mentah  (raw materials)yang telah dapat didigitasi, semacam teks, gambar, audio, dan video.
• Menggantungkan diri pada standard-stadard kualitas yang belum baku karena sangat sulitnya mengukur segi-segi kualitas yang dapat dimengerti dan dipahami bersama antara berbagai pihak yang berkepentingan dalam proyek.
• Mendasarkan proses pada rencana atau kontrak kerja yang sangat sulit dikembangkan sehingga tidak terjadi keraguan dalam menentukan telah selesainya sebuah proyek atau tidak.

Sumber : http://sudaryanto.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/21336/01-Overview.pdf

Proyek Perangkat Lunak “Sistem Gudang Online”

Komentar saya :

Dengan adanya sistem gudang online, pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Dan juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun  menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki. Jadi sangat membantu dan mempercepat proses kerja dalam hal melihat informasi barang.